Podstawową jednostką ewidencyjną w obiegu dokumentów jest "sprawa", której przydzielamy odpowiednie atrybuty (m.in. RWA), uprawnienia, załączniki, zadania lub zdarzenia. Załacznikiem może być dowolny plik, np dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny lub skan dokumentu.

Sprawa jest przesyłana pomiędzy adresatamimi systemowymi, z jednoczesnym zapisem pełnej historii jej przebiegu. W prosty sposób można sprawdzić kto, kiedy i jakie czynności wykonał w danej sprawie. Jest to podstawa do rozliczania i oceny terminowości "załatwiania" spraw.

Oprócz ewidencji sprawy w kontekscie adresata systemowego (pracownika biura) każda sprawa jest oprzypisana do właściwego klienta/kontrahenta, dzięki czemu można efektywnie monitorować stan wykonania spraw wskazanego kontrahenta.