Dokumenty przychodzące do firmy są rejestrowane w sekretariacie, co skutkuje dokonaniem automatycznej adnotacji w systemowym dzienniku korespondencji przychodzącej. Dokument zostaje zeskanowany i załączony do sprawy. Analogicznej ewidencji podlegają sprawy wychodzące z biura.

W dalszej kolejności sprawa jest poddana dekretacji (np. przez prezesa lub kierownika) i przesłana do odpowiedniego adresata (referenta sprawy). Sposób "załatwienia" danej sprawy może być wymuszony procedurą workflow.

Po zakończeniu sprawy referent udziela do niej odpowiedzi, która przesłana do sekretariatu automatycznie odnotowuje się w dzienniku korespondencji wychodzącej. Sekretariat dokonuje fizycznej wysyłki dokumentów.

Procedura "załatwienia" sprawy na każdym etapie może podlegać kontroli zwierzchnika. W systemie odwzorowana jest struktura organizacyjna firmy w sposób hierarchiczny, czyli np. prezes ma uprawnienia do kontroli spraw wszystkich pracowników, kierownicy działów tylko pracowników swojego działu, a pracownik tylko sprawy skierowane do niego. Kontrolujący widzi na jakim etapie jest sprawa, ma wgląd we wszystkie załączniki, notatki, zadania i uwagi jej towarzyszące.